Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la SCMI

GÉNÉRAL

La SCMI respecte votre droit à la vie privée et ne vend ni ne loue la liste de ses membres à des tiers.  De temps en temps, les membres, les associés et les participants aux activités de la SCMI peuvent recevoir de l’information ou des mises à jour concernant des activités éducatives ou de recherche ou encore de l’information de la part d’organisations commerciales au sujet d’initiatives perçues comme étant d’un intérêt potentiel pour les membres de la SCMI. Lorsque de telles communications sont diffusées, leur contenu est au préalable vérifié et approuvé par la SCMI, et elles sont envoyées directement par la Société.

1. Détermination des buts de la collecte de renseignements personnels

La SCMI peut recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels dans le but de vous fournir :

• Des services réservés à ses membres;
• Des services de développement professionnel continu;
• De l’information et des mises à jour sur les activités et initiatives éducatives de la SCMI;
• De l’information et des mises à jour sur des activités et des initiatives susceptibles d’intéresser les personnes actives dans le domaine de la médecine interne ou de la médecine interne générale;
• La revue officielle de la SCMI, la Revue canadienne de médecine interne générale;
• Des mises à jour sur les activités et initiatives de la SCMI;
• Des occasions de prendre part à des activités comme bénévole au sein de la SCMI.

Données sur les membres

La SCMI recueille et peut utiliser des données personnelles sur les personnes qui demandent à devenir membre ou associé, et ce, pour les raisons suivantes :

• Traiter la demande comme membre ou associé, ou le renouvellement de celle-ci;
• Recueillir et traiter les cotisations de membre ou d’associé et émettre les reçus appropriés;
• Communiquer avec les membres et les associés, et garder ceux-ci informés des activités et initiatives de la SCMI par l’envoi de bulletins, de publipostages électroniques, de renseignements sur les congrès et de la Revue canadienne de médecine interne générale;
• Analyser l’évolution des effectifs en médecine interne pour des questions de planification à venir;
• Contacter les membres et les associés pour les informer des occasions de participation aux activités, initiatives ou possibilités de bénévolat de la SCMI.

Inscription au Congrès annuel de la SCMI et à d’autres initiatives de la Société

La SCMI recueille et peut utiliser des données personnelles d’individus qui ne sont ni membres ni associés de la SCMI, mais qui s’inscrivent au Congrès annuel ou à d’autres activités de la Société, dans le but notamment de :

• Traiter les inscriptions, enregistrer les paiements et émettre les reçus;
• Faire parvenir une liste des inscrits (nom, ville, province) aux exposants et aux commanditaires. La présence des données d’un membre sur une telle liste est conditionnelle à l’autorisation de diffusion de données personnelles par ce membre;
• Inviter les inscrits à des événements ultérieurs de la SCMI;
• Diffuser de l’information sur les appels aux résumés, les subventions et les prix;
• Faire connaître les avantages d’adhérer à la SCMI, si la permission de faire circuler l’information a été accordée.

2. Consentement

La SCMI ne divulguera aucune information personnelle sans votre consentement, sauf dans les circonstances suivantes :

• Pour donner suite à une citation à comparaître, à une ordonnance de la cour ou à un processus judiciaire, ou encore pour établir la légitimité de nos droits ou faire valoir ceux-ci pour nous défendre contre des actions en justice;
• Si nous croyons devoir examiner, prévenir ou contrer des activités illégales, une fraude présumée, une violation de nos politiques, une atteinte à la sécurité des personnes ou des biens, ou dans toute autre situation où la loi l’exige;
• Si la SCMI est acquise par une autre organisation ou fusionne avec celle-ci;
• Dans d’autres cas où la loi applicable l’exige ou le permet.

Communications de la SCMI

Vous pouvez vous désabonner de la liste d’envoi de courriels de la SCMI en cliquant sur le lien « désabonnement » figurant au bas de chacun des courriels que la SCMI envoie, ou en envoyant votre demande par courriel à info@SCMI.ca.  Toutefois, si vous vous désabonnez, vous ne recevrez plus l’ensemble des informations qui sont acheminées aux membres par courriel et se rapportent aux avantages de l’adhésion à la SCMI, à ses activités et initiatives.

L’avis de cotisation relatif à l’adhésion annuelle ne peut être soustrait des envois par courriel. Le choix de se retirer de la SCIM doit être signifié par écrit et envoyé à info@SCMI.ca.

Les inscrits au Congrès annuel de la SCMI ne peuvent refuser de recevoir les courriels relatifs aux factures ou aux informations nécessaires à leur participation au Congrès. Quant à l’annulation d’une inscription à un congrès annuel, elle doit être signifiée par écrit à info@SCMI.ca.

Les factures relatives aux services fournis par la SCMI ne peuvent être soustraites de la liste de distribution par courriel. Les services incluent les éléments qui suivent, sans toutefois s’y limiter : l’agrément du programme de MDC, la publication d’un résumé, la location d’un espace d’exposition et le parrainage.

Veuillez allouer deux (2) semaines pour le traitement d’une demande de retrait de consentement. Pour obtenir plus d’information ou pour effectuer la révision ou la mise à jour de vos données personnelles, veuillez communiquer avec la SCMI à l’aide des coordonnées suivantes : 421, rue Gilmour, bureau 200, Ottawa, Ontario  K2P 0R5, ou le 613‑422‑5977 ou à info@SCMI.ca.

3. Limitation de la collecte de renseignements

Nous collectons uniquement les renseignements qui s’avèrent nécessaires pour répondre à vos demandes et vous envoyer des courriels, et ce, par des moyens honnêtes et licites. Avant ou au moment de collecter ces données personnelles et d’obtenir votre consentement, nous vous préciserons à qui et à quelles fins nous les communiquerons.

4. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

La SCMI conservera les données personnelles sous forme imprimée et/ou électronique de manière à empêcher la collecte, l’accès, l’utilisation, la divulgation ou l’élimination de celles-ci sans autorisation. Les données personnelles ne sont pas utilisées ni divulguées à des fins autres que celles précisées lors de leur collecte, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l’exige. Les données personnelles sont conservées seulement le temps qu’il faut pour l’atteinte des fins précisées et/ou pour répondre aux exigences d’un organisme de réglementation compétent.

Si les renseignements personnels doivent être utilisés à des fins nouvelles, la SCMI doit documenter ces fins.

Les renseignements que la SCMI détient et qui ne sont plus nécessaires à l’atteinte des fins précisées seront détruits, effacés ou dépersonnalisés.

5. Exactitude des données personnelles

La SCMI fera tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les données personnelles collectées et utilisées sont exactes. Les personnes qui fournissent ces données auront la possibilité de réviser et de corriger celles-ci.

Si la SCMI doit divulguer des données personnelles au regard d’une personne, elle prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que ces données sont exactes, complètes et à jour en ce qui a trait aux fins connues par la SCMI au moment de la divulgation. Si tel n’était pas le cas, la SCMI établira clairement les limitations relatives à l’exactitude des données divulguées.

6. Protection

Les données personnelles sont protégées par des mécanismes de sécurité adaptés à la nature délicate de l’information traitée. Ces mécanismes protègent les données personnelles contre la perte, le vol, ainsi que l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisées, ainsi que la destruction. La SCMI protège les données personnelles sans égard au format sous lequel elles sont détenues. Une très grande vigilance est de mise au moment de se départir ou de détruire des données  personnelles afin d’éviter que des parties non autorisées y aient accès.

Les méthodes de protection utilisées comprennent notamment :

• Le cryptage de l’information sensible (comme les données relatives aux cartes de crédit) et sa transmission de façon sécuritaire;
• Des mesures physiques, par exemple le verrouillage des classeurs et un accès restreint aux bureaux;
• La destruction d’information sensible : tous les documents papier qui contiennent des renseignements personnels qu’il n’est plus nécessaire de garder à des fins professionnelles ou légales sont déchiquetés.

La SCMI sensibilise son personnel et ses représentants à l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels.

Sécurité des données

Le site Web de la SCMI dispose de mesures permettant d’assurer la sécurité de l’information. Nos fournisseurs de services ont recours à des technologies avancées de cryptage et de pare-feu. Les serveurs sont situés en Amérique du Nord. Nous déployons  tous les efforts raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’utilisation malveillante ou des modifications par des tiers; cependant, tous les utilisateurs doivent savoir d’une part que la transmission d’information sur internet comporte toujours un risque et, d’autre part, que le courriel n’est pas une forme de communication sécurisée.

Wild Apricot (www.wildapricot.org) est le logiciel utilisé comme outil de gestion des membres et pour les inscriptions aux conférences. L’information relative aux procédés utilisés pour assurer la sécurité des données peut être consultée en cliquant ici.

7. Accès aux données personnelles

La SCMI respecte le droit des individus d’accéder à leurs renseignements personnels et offre cette information sous une forme compréhensible. La SCMI donnera accès aux renseignements dans un délai de 30 jours suivant le dépôt d’une demande, comme la loi fédérale l’exige, mais le responsable de la protection de la vie privée pourra demander une prolongation de 30 jours supplémentaires pour s’exécuter.

Suite à sa demande, une personne sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ceux-ci. La SCMI pourra demander à la personne de fournir certains détails pour confirmer l’existence, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels. La SCMI informera la personne sur la manière dont les renseignements sont ou auront été utilisés et fournira une liste de l’ensemble des organisations auxquelles ils auront été communiqués, s’il y a lieu. Toute personne peut vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de l’information et peut la faire corriger ou amender, le cas échéant.

Si une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, la SCMI consignera la teneur de la contestation non réglée. S’il y a lieu, les tiers ayant accès aux renseignements en cause seront informés de l’existence d’une contestation non résolue.

Note : Dans certains cas, il se peut que la SCMI ne soit pas en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels détenus sur une personne. Les exceptions à l’obligation d’accès sont limitées et spécifiques. Les raisons de refus d’accès seront fournies à l’intéressé sur demande. Parmi les renseignements visés par ces exceptions figurent les renseignements dont les coûts de transmission seraient prohibitifs, les renseignements faisant référence à d’autres personnes, les renseignements qui ne peuvent être communiqués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété exclusive, et les renseignements assujettis au privilège du secret professionnel liant un avocat à son client ou de la protection de l’information relative à une poursuite judiciaire.

Si nous vous refusons l’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons par écrit de la raison du refus et vous pourrez alors contester notre décision.

8. Possibilité de porter plainte

Le présent document expose les procédures mises en place permettant de recevoir et de répondre aux plaintes ou demandes concernant les politiques et pratiques de la SCMI en ce qui a trait au traitement des renseignements personnels. Le responsable de la protection de la vie privée reçoit et examine les plaintes relatives à la gestion que fait la SCMI des renseignements personnels. Il prendra les mesures nécessaires pour corriger toute information personnelle inexacte ou, le cas échéant, modifier les politiques ou procédures.

Dans la plupart des cas, le problème peut être résolu en nous le signalant et en en discutant. Si tel n’était pas le cas, vous pourrez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée à : info@SCMI.ca, en indiquant « À l’attention du responsable de la protection de la vie privée ». Si après cette démarche vous estimez que vos préoccupations n’ont pas reçu l’attention qu’elles méritent, vous avez le droit d’adresser une plainte au commissaire à l’information et à la vie privée de votre province.

Avis de non-responsabilité relatif au site Web de la SCMI

L’objectif du site Web de la Société canadienne de médecine interne (SCMI) est de fournir des ressources et des renseignements valides et utiles; toutefois, il se peut que le site comporte des erreurs ou des omissions. En conséquence, la SCMI n’offre aucune garantie, explicite ou implicite, relativement à celui-ci, aux données qu’il contient ou qui figurent dans des sites externes vers lesquels des liens sont fournis, ni aucune garantie d’exhaustivité ou d’exactitude de l’information transmise. Par ailleurs, la SCMI (ni aucun de ses administrateurs, de ses bénévoles, de ses employés, de ses parties contractantes) ne saurait être tenue responsable de dommages directs, indirects, particuliers, accessoires ou immatériels attribuables ou associés à l’utilisation du site ou de tout renseignement qu’il contient ou qui figure dans des sites externes vers lesquels des liens sont fournis, et ce, peu importe la théorie de droit en matière de responsabilité.

En ayant recours au site Web de la SCMI, l’utilisateur assume la pleine et entière responsabilité de l’usage de l’information, des liens et des ressources que le site fournit, et renonce à quelque réclamation que ce soit contre la SCMI (ses administrateurs, ses bénévoles, ses employés, ses parties contractantes) qui pourrait être associée aux éléments susmentionnés.  La SCMI n’est pas responsable des pratiques relatives à la protection de la vie privée d’aucun des sites auxquels elle réfère.

Avis de droits d’auteur de la SCMI

SITE WEB

Tous droits réservés. Ce site Web et l’ensemble de son contenu sont la propriété de la Société canadienne de médecine interne et de ses concédants de licence. En ce qui concerne tout autre contenu, communiquez directement avec le titulaire du droit d’auteur. Pour plus d’information sur le droit d’auteur, consultez le http://www.accesscopyright.ca.

ACTIVITÉS ÉDUCATIVES

Les diapositives ou le matériel associés aux Congrès annuels et à d’autres activités de la SCMI sont affichés à titre d’information seulement et ne constituent aucunement des avis médicaux. Les opinions exprimées dans les diapositives ne reflètent pas nécessairement celles de la SCMI. La SCMI ne cautionne ni ne garantit la validité de l’information ou des affirmations avancées. Les diapositives peuvent être assujetties aux droits d’auteur de tiers et ne devraient pas être reproduites sans la permission de ces derniers.

L’utilisation du nom de la Société canadienne de médecine interne (SCMI), en français et en anglais, de même que de son logo, requiert la permission écrite de la SCMI et tout usage non autorisé est strictement interdit.

Approuvé par le comité éducatif de la SCMI, le 30 avril 2018

Approuvé par le conseil d’administration de la SCMI, le 23 mai 2018